Für professionelle Angebote, Rechnungen und sonstige Geschäftskorrespondenz wird immer auch ein leistungsfähiger Business Drucker benötigt. Beim Kauf hat man die Wahl zwischen vielen verschiedenen Modellen.
Moderne Business Drucker gibt es in zahlreichen Varianten und für jeden Bedarf: Vom einfachen Schwarz-Weiß Drucker bis zum multifunktionalen Laserdrucker für großformatige Ausdrucke ist alles möglich. Vor der Entscheidung für oder gegen einen Drucker sollte man sich ausführlich informieren und vor allem den eigenen Bedarf ermitteln. Wie oft wird gedruckt und welche Druckformate muss der Drucker unterstützen? Wird hauptsächlich Schwarz-Weiß gedruckt oder benötigt man farbgetreue Fotoausdrucke? Soll der Ducker Zusatzfunktionen wie Scannen, Kopieren oder Fax bieten?
Neben all diesen Fragen steht auch die durchschnittliche Druckmenge im Fokus der Überlegungen: Bei wenigen Seiten pro Woche wird man auf ein ganz anders Gerät zurückgreifen als bei einem Druckvolumen von vielen Tausend Seiten. Darüber hinaus kann ein Drucker zusätzliche Merkmale aufweisen, die je nach Anwendungszweck manchmal eine Grundvoraussetzung und im nächsten Fall völlig überflüssig sind. Hierzu gehört beispielsweise die Möglichkeit, den Drucker in ein Netzwerk zu integrieren, damit von verschiebenden Arbeitsplätzen aus problemlos und arbeitsplatzunabhängig auf den Drucker zugegriffen werden kann.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Frage nach den Verbrauchsmaterialien: In der Wahl der Papiersorte ist man, abgesehen vom Format und einem bestimmten Maximalgewicht, meist relativ frei. Anders sieht es jedoch bei Tinte, Toner, Transportbändern, Druckköpfen und Ähnlichem aus. In vielen Fällen können hier nur Originalteile des Herstellers verwendet werden, um immer optimale Druckergebnisse zu erreichen. Kann man den Verbrauch in etwa abschätzen, lohnt es sich nicht nur, die reinen Anschaffungskosten, sondern besonders auch die Verbrauchskosten der einzelnen Modelle zu vergleichen - hier entstehen manchmal sehr große Unterschiede. Laserdrucker sind bei großen Druckmengen meist günstiger als Tintenstrahldrucker, jedoch gibt es auch Modelle, die durch ihren extrem geringen Anschaffungspreis diese Differenz wieder ausgleichen.
Gründliche Vorüberlegungen, die Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs und ausgiebiges Vergleichen kann helfen, den passenden Business Drucker auszuwählen.