Die Entscheidung für oder gegen einen bestimmten Büro-Drucker ist mitunter mit hohen Folgekosten verbunden, falls man sich vor dem Kauf nicht über die Leistungen der verschiedenen Druckertypen informiert hat.
Wer einen eigenen Betrieb führt, weiß, dass vor allem Büromaterial einen hohen Anteil der anfallenden Kosten ausmacht. Besonders Unternehmen, in denen viel Schriftverkehr bewältigt werden muss, oder Ausdrucke, wie Statistiken und Pläne in großen Mengen benötigt werden, müssen mit hohen Druckkosten rechnen.
Entscheidet man sich aber für den richtigen Büro-Drucker, können diese Kosten erheblich gesenkt werden. Tintenstrahldrucker sind zwar für den Fotodruck gut geeignet, für den Bürobetrieb aber wegen der geringen Druckgeschwindigkeit und der hohen Kosten für Nachfüllpatronen, nicht zu empfehlen. Wer sich vor dem Kauf nicht gründlich über die verschiedenen Druckertypen informiert, greift aber häufig zu Tintenstrahldruckern, da diese in der Anschaffung meist wesentlich günstiger sind. Auf lange Sicht sind Laserdrucker für die tägliche Nutzung im Büro besser geeignet, da sie in kurzer Zeit sehr viele Seiten drucken können und die Füllung einer Tonerkartusche für den Druck mehrerer Tausend Seiten ausreicht. Unter den Laserdruckern gibt es außerdem spezielle Modelle, deren Arbeitsweise hinsichtlich Effizienz und Geschwindigkeit, speziell auf den Bürogebrauch ausgerichtet ist. Allerdings sollte man wissen, dass Laserdrucker nur einfarbig drucken können. Ein Nachteil dieser Drucker ist außerdem, dass die Nachfüllkartuschen meist sehr teuer sind. Inzwischen stellen aber sogenannte Drucker-Tankstellen oder Nachfüllsets aus dem Internet eine preisgünstige Alternative zu den Produkten des Fachhandels dar.
Wer allerdings Wert auf farbige Ausdrucke legt und den Büro-Drucker nicht zum Drucken allein nutzen möchte, sollte über die Anschaffung eines Multifunktionsgerätes nachdenken. Je nach Hersteller und Preisklasse verfügen diese Geräte über verschiedene Zusatzfunktionen, wie das Faxen, Kopieren und Scannen von Dokumenten. Mitunter sind auch ein Telefon und ein kleines Steuerungsdisplay in diese Geräte integriert. Dieser Druckertyp dürfte besonders für Betriebe interessant sein, deren tägliches Geschäft in der schnellen Kommunikation mit Kunden besteht.
Vor der Anschaffung des Gerätes sollte also genau geklärt werden, für was es genutzt werden soll.